Perintah eksekutif Presiden Biden 9 September yang mengamanatkan vaksinasi COVID-19 untuk kontraktor federal memperkenalkan pertanyaan tentang logistik dan kepatuhan yang terus coba dijawab oleh kontraktor.
Berikut adalah pandangan lebih dekat pada isu-isu utama yang membentuk upaya kepatuhan.
Bagaimana cara kerjanya?
Perintah tersebut memperkenalkan klausul kontrak untuk kontrak baru; instrumen seperti kontrak baru; permintaan baru untuk kontrak atau instrumen serupa kontrak; perpanjangan atau pembaruan kontrak yang ada atau instrumen serupa kontrak; dan pelaksanaan opsi pada kontrak yang ada atau instrumen serupa kontrak, pada atau setelah 15 Oktober 2021.
Dikecualikan adalah hibah; kontrak di bawah Batas Akuisisi Sederhana (saat ini $250.000); karyawan yang bekerja di luar Amerika Serikat; dan subkontrak semata-mata untuk penyediaan produk.
Klausul ini berlaku untuk setiap lokasi tempat kerja AS di mana seseorang bekerja pada atau sehubungan dengan kontrak pemerintah federal atau instrumen serupa kontrak. Namun, belum dikomunikasikan apakah karyawan yang bekerja dari rumah akan terkena dampaknya.
Berapa banyak orang yang terpengaruh?
Cakupan penuh dari perintah eksekutif dan jumlah kontraktor yang terkena dampak dan karyawan mereka masih belum jelas. Dewan Layanan Profesional dan kelompok industri lainnya sedang menunggu pedoman yang lebih jelas, tetapi mungkin untuk mendapatkan gambaran umum dari data terbaru.
Per USAspending.gov, pada tahun fiskal 2020, lebih dari 247.000 kontrak dikeluarkan di atas Ambang Akuisisi Sederhana untuk pekerjaan yang dilakukan di Amerika Serikat. Diperkirakan ada 5 juta karyawan kontraktor pada tahun 2020, menurut Brookings. Bahkan jika kami secara konservatif mengasumsikan 50% akan terpengaruh oleh pesanan, itu berarti 2,5 juta karyawan perlu dilacak dan dipatuhi.
Bagaimana seharusnya kontraktor mempersiapkan?
Saat kontraktor menetapkan proses, pertimbangkan langkah-langkah berikut dan pertanyaan terkait:
1. Identifikasi dan dokumentasikan tenaga kerja yang tercakup
A. Identifikasi karyawan yang tunduk pada peraturan ini. Teks perintah eksekutif menyatakan bahwa itu berlaku untuk mereka yang “bekerja pada atau sehubungan dengan kontrak Pemerintah Federal.” Namun, tidak jelas apakah ini berlaku untuk karyawan tidak langsung dan/atau karyawan perusahaan. Perintah eksekutif menyatakan bahwa panduan Gugus Tugas Tenaga Kerja Federal yang Lebih Aman akan memberikan panduan tambahan sebelum 24 September.
B. Membuat kebijakan dan prosedur serta mekanisme untuk mendapatkan status vaksinasi karyawan dan menjaga keamanan data.
Saya. Apakah kartu vaksinasi perlu disediakan atau sertifikasi cukup?
ii. Bisakah sumber daya TI internal membuat mekanismenya, atau apakah perlu dialihdayakan?
C. Buat komunikasi untuk karyawan tertutup yang tidak divaksinasi untuk membantu memfasilitasi vaksinasi mereka.
2. Perbarui kebijakan cuti berbayar
A. Perbarui kebijakan cuti berbayar untuk mencerminkan vaksinasi COVID-19 dan waktu pemulihan.
Saya. Haruskah cuti diberikan jika karyawan dapat divaksinasi pada akhir pekan?
ii. Apakah akan diberikan cuti bagi mereka yang mengalami reaksi terhadap vaksin?
B. Jika perintah eksekutif hanya berlaku untuk karyawan langsung, pertimbangkan untuk membebankan waktu langsung, serupa dengan biaya cuti COVID-19. Kalau tidak, pertimbangkan pinggiran atau kumpulan tidak langsung lainnya yang menjadi tempat akumulasi cuti.
3. Pertimbangkan kebijakan karena kurangnya kepatuhan.
A. Perbarui kebijakan sumber daya manusia dan latih staf SDM untuk menangani karyawan yang menolak vaksinasi.
Saya. Apakah karyawan tersebut akan menerima pesangon berdasarkan kebijakan yang ada? Apakah pesangon merupakan biaya yang diperbolehkan?
ii. Apakah karyawan tersebut akan ditawari posisi di unit bisnis komersial jika tersedia?
B. Pertimbangkan strategi masa depan ketika karyawan kunci dalam kontrak menolak untuk divaksinasi.
Apa selanjutnya?
Satuan Tugas Tenaga Kerja Federal yang Lebih Aman diatur untuk menerbitkan rincian tambahan melalui draf klausul dan panduan terkait pada 24 September. Menurut perintah eksekutif, klausul ini akan “memberikan definisi istilah yang relevan untuk kontraktor dan subkontraktor, penjelasan protokol yang diperlukan dari kontraktor dan subkontraktor untuk mematuhi panduan keselamatan tempat kerja, dan pengecualian apa pun untuk Panduan Gugus Tugas yang berlaku untuk lokasi tempat kerja kontraktor dan subkontraktor dan individu di lokasi tersebut yang bekerja pada atau sehubungan dengan kontrak Pemerintah Federal atau instrumen serupa kontrak.”
Pantau terus.
Manajer Konsultasi Kontrak Pemerintah RSM Jay Shafir berkontribusi.
